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Cómo configurar fuera de la oficina en Gmail y Outlook

Con la llegada de las vacaciones, muchos aprovecharán las vacaciones de verano para desconectar del trabajo y olvidarse de responder a los correos electrónicos durante unos días o semanas, entre otras cosas. Sin embargo, esto puede llevar a una desagradable sorpresa cuando llegue el regreso a la oficina: una avalancha de correo pendiente.

Un e-mail automático con el mensaje «No estoy en la oficina» notifica a los contactos sobre la ausencia de vacaciones

Gmail y Outlook tienen sus respectivos mecanismos para respuesta automática de correo electrónico para notificar a los contactos sobre la ausencia cuando el buzón recibe un correo electrónico. En este artículo, le diremos cómo puede ahora poner el «fuera de casa» mientras está de vacaciones.

Cómo insertar la respuesta de fuera de la oficina en Gmail

Al ingresar al menú de configuración a través del ícono de ajustes, aparecerá la opción Ver todas las configuraciones – Respuesta automáticadonde se selecciona la opción Respuesta automática activada.

Aquí puede especificar el período de tiempo en el que se envía la respuesta automática y el contenido del mensaje que le informa de su ausencia.

En la casilla correspondiente puedes marcar si la respuesta debe enviarse a todos los remitentes o solo a los que ya están en la lista de contactos.

Para cuentas de Gmail corporativas o institucionales, tiene la opción de elegir si la respuesta automática se envía a todos los remitentes o solo a aquellos que pertenecen a la misma organización.

Mensaje de correo electrónico

Gmail solo envía una respuesta automática la primera vez que alguien envía un correo electrónico, a menos que el mismo remitente envíe un correo electrónico nuevamente cuatro días después (y la respuesta automática aún no se ha desactivado). En caso de un cambio en la respuesta automática, también se reenviará a cualquier remitente de un correo electrónico entrante.

Cómo usar Fuera de la oficina en Outlook

Según su versión de Outlook, es posible que vea o no la opción Respuestas automáticas (fuera de la oficina) en el menú Archivo. En este segundo caso, sería necesario acceder al menú «Complementos CDM deshabilitados y lentos» para habilitar las reglas de envío de este tipo de mensajes. En Outlook 2007, se requiere acceso fuera de la oficina a través del Asistente de herramientas.

Mensaje de correo electrónico

Una vez que esté en la opción Respuestas automáticas, debe seleccionar Enviar respuestas automáticas. Aquí puede especificar un período de tiempo en el que se produce esta notificación automática de ausencia.

Mensaje de correo electrónico

la pestaña dentro de mi organización Aquí puede configurar el mensaje automático que se enviará a cada remitente para indicar la ausencia, que puede incluir información sobre la fecha de su regreso al trabajo o incluso una dirección de correo electrónico alternativa o un número de teléfono móvil para emergencias. Esta pestaña también le permite elegir a quién se enviará el mensaje, ya sea a otros miembros de la misma organización oa otra persona que envíe un correo electrónico.

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